一、偵查階段，地檢署按照偵查進度，剛收到受害人告訴、民眾告發、警察局報告之案件，多會先編分為「他字案號」。
例如：
（一）告訴、告發之案件，告訴人或告發人是否確有其人或其告訴、告發之事實，是否涉及特定人有犯罪嫌疑，尚不明瞭。
（二）機關團體以公文移送或上級檢察官命為調查之案件，依其移送意旨，是否涉及特定人有犯罪嫌疑，尚不明瞭。
（三）司法警察機關聲請核發搜索票之「聲」字案件，實施搜索後，是否涉及特定人犯罪尚不明瞭，而認有分案調查之必要。
（四）依據報章雜誌等有關犯罪事實之報導，對是否涉及特定人有犯罪嫌疑尚不明瞭，認有先分案調查之必要。
（五）再議案件經發還補正。
（六）原案終結後，尚須指揮司法警察帶同羈押被告追查共犯、贓物。
（七）檢察官偵查案件發現有其他犯罪事實尚待追查。
（八）外縣市司法警察持各地方檢察署或其檢察分署公文聲請將被告寄押看守所。
（九）司法警察持文件聲請至看守所訊問被告。
（十）司法警察聲請簽發拘票未經核准。
（十一）司法警察機關聲請指派檢察官指揮偵查。
（十二）對公務員依法執行公務不服而申告，依其所述事實及檢附相關事證，是否涉及刑責尚不明瞭。
（十三）經常提出申告之人，所告案件均查非事實或已判決無罪或不起訴處分確定，復再申告。
二、經檢察官閱覽告訴、告發、報告之文件資料及證據後，或實際調查後（指揮檢察事務官詢問或親自詢問被告）：
（一） 若是：1、匿名告發且告發內容空泛。2、就已分案或結案之同一事實再重複告發。3、依陳述事實或告發內容，顯與犯罪無關。4、陳述事實或告發內容係虛擬或經驗上不可能。5、對公務員依法執行公務不服而申告，但對構成刑責之要件嫌疑事實未有任何具體指摘，或提出相關事證或指出涉案事證所在。6、經常提出申告之人，所告案件均查非事實或已判決無罪或不起訴處分確定，復再申告。
檢察官將報請所屬地方檢察署檢察長准許行政「簽結存查」。並以公文通知告訴人、告發人、受調查人及其選任辯護人。告訴人、告發人如有異議時應就其異議部分詳為審酌，以決定是否應再行調查或簽報檢察長後，復知告訴人、告發人。
（二） 若經調查後，發現有特定人可能涉嫌犯罪，或告訴之案件，告訴人已明確表明告訴意旨，經調查後，認已可能涉及特定人有犯罪嫌疑者。就會即改分「偵字案號」續行偵辦。